بروتوكول استقبال كبار الشخصيات بخطوات أساسية لاستقبال مرموق
تتميز شركة ماندالا بتطبيق بروتوكول استقبال كبار الشخصيات الهامة بطريقة محترفة تعكس التقاليد الراسخة للمملكة العربية السعودية وذلك من خلال مراسيم وإجراءات تعكس حسن الضيافة…
جدول المحتويات
تتميز شركة ماندالا بتطبيق بروتوكول استقبال كبار الشخصيات الهامة بطريقة محترفة تعكس التقاليد الراسخة للمملكة العربية السعودية وذلك من خلال مراسيم وإجراءات تعكس حسن الضيافة ومهارة عالية في التعامل مع كبار الشخصيات.
بروتوكول استقبال كبار الشخصيات
تتبع شركة ماندالا بروتوكول خاص لاستقبال كبار الشخصيات والضيوف القادمين لإقامة فعاليات ومؤتمرات هامة داخل الدولة وفقا للمراحل الآتية:
- التحضير الأولي
يتم التحضير لاستقبال كبار الشخصيات من خلال التنسيق بين شركة ماندالا مع سفارة بلد الضيف و الجهات المعنية في الدولة لترتيب الزيارة وتفاصيلها وتحديد جدول الأعمال.
- الاستقبال في المطار
يتم استقبال الشخصيات في المطار من خلال فريق مدرب مع مراعاة مرافقة موظف مع كل ضيف ليضمن راحته وتلبية متطلباته.
- مراسم في المطار
يتم تقديم مراسم الترحيب في المطار بالضيوف وتقديم واجب ضيافة والتعريف بـ المرافقين لهم خلال المؤتمر وتوضيح جدول الأعمال.
- الانتقال لمقر المؤتمر
يتم بعد ذلك نقل الضيوف لمكان المؤتمر أو الفعالية لمتابعة جدول الأعمال وفقا للترتيب الزمني الموضوع بكل دقة واحترافية والتزام بالمواعيد.
- مرافقة الضيوف
يكون لكل ضيف من كبار الشخصيات موظف مسؤول عنه يضمن تحقيق جدول أعماله بدقة ويلبي جميع رغباته وتسهيل مهامه خلال تواجده.
- مترجمين فوريين
نوفر مترجمين فوريين لكافة لغات الزوار ليكونوا طريقا للتواصل بين الحضور والمنظمين وكافة أحداث المؤتمر.
- الانتقال لمقر الإقامة
ننقل الضيوف لمقر إقامتهم بعد إنتهاء جدول أعمالهم بطريقة مريحة وسالمة تحافظ عليهم.
مهام استقبال كبار الشخصيات
تضع ماندالا بروتوكول استقبال كبار الشخصيات يشمل بعض المهام التي تتطلب دقة متناهية في التنفيذ و تنسيقا عاليا وتشمل المهام التالية:
- التخطيط والتنظيم
يتم ذلك من خلال تحديد تفاصيل الزيارة والتنسيق مع الجهات المعنية ووضع جدول زمني للأعمال المطلوب تنفيذها خلال مدة الزيارة.
- التنسيق الأمني
نوفر الحماية الشخصية اللازمة للشخصيات الهامة وذلك بالتنسيق مع الجهات الأمنية الحماية الشخصية الهامة خلال فترة الزيارة وتنفيذ جدول الأعمال.
- الإشراف على كافة الجوانب
نشرف على كافة الجوانب الخاصة بالزيارة مثل جاهزية المواقع التي ستتم زيارتها مع توفير كافة الاحتياجات الخاصة بالضيافة وترتيبات الاجتماعات والمناسبات.
- الإعلام والتواصل
نوفر تغطية إعلامية متميزة لأحداث الزيارة والفعاليات المختلفة التي يزورها كبار الشخصيات كما نوفر بيانات صحفية عن زيارة كبار الشخصيات للإعلام والصحافة.
- مراسم استقبال وتوديع
نضع مراسم خاصة لاستقبال وتوديع الشخصيات الهامة في المطار مع توفير كافة التسهيلات اللازمه لهم في المطار وخلال التنقل.
بروتوكول الحفلات الرسمية من ماندالا
شركة ماندالا من أمهر الشركات التي تضع بروتوكول استقبال كبار الشخصيات داخل الحفلات الرسمية والتي يعكس تنظيم راقي محترف كالتالي:
- الدعوات
نرسل دعوات رسمية قبل الحفل أو الفعالية بوقت كافي يتضمن التفاصيل المهمة مثل المكان والزمان ونوع الحفل واللباس المطلوب للحفل وجدول الأعمال وتفاصيله.
- الاستقبال والترحيب
نوفر فريق مختص لاستقبال الضيوف وتوجيههم إلى أماكنهم والترحيب بهم بشكل لبق ومهذب.
- تنظيم الأماكن
ترتيب أماكن الضيوف وفقا للبروتوكول الرسمي وتوضع بطاقة تعريفية على أماكن الضيوف للتوضيح وتحديد مكان كل ضيف.
- برنامج زمني
يتم إعداد جدول زمني دقيق يتضمن محتوى الحفل وفقراته والمتحدثين والوجبات إن وجدت ويتم الالتزام بالمواعيد الموضوعة بدقة متناهية حفاظا على وقت الضيوف.
- الضيافة
يتم تقديم الأطعمة والمشروبات المناسبة مع مراعاة رغبات الضيوف وتوفير خيارات متنوعة تناسب كافة الأذواق للضيوف.
- الختام والتوديع
نشكر الحضور على تواجدهم ونقوم بتوديعهم بطريقة لائقة بهم مع تقديم هدايا تذكارية تعبر عن الحدث أو الفعالية التي تمت مشاركتهم بها وتعبر عن امتناننا من حضورهم.
بروتوكول خاص من ماندالا لاستقبال كافة الشخصيات
تنجح شركة ماندالا في بروتوكول استقبال كبار الشخصيات بمختلف درجاتهم من الأهمية أو رتبهم لأننا ننجح في استقبال كلا من :
- الملوك والرؤساء
يتمتعون بأعلى درجات الأسبقية في المناسبات الرسمية ويتم التعامل معهم وفقا لبروتوكول خاص يتمتع بدرجة عالية من المهارة و الدقة والاحترافية.
- الوزراء وكبار المسؤولين
نستقبل كافة الوزراء والمسؤولين بطريقة محترفة داخل المؤتمرات والفعاليات المختلفة من خلال بروتوكول رسمي وطريقة تعامل تحافظ على الجدول الزمني لأعمالهم.
- الدبلوماسيين
هم السفراء والشخصيات الدبلوماسية يتم التعامل معهم برقي وإحترافية من خلال فريق مدرب على التعامل مع كافة الشخصيات الهامة.
- كبار الشخصيات
تشمل الشخصيات البارزة المشهورة في الأعمال المختلفة مثل الأعمال التجارية والثقافية والفنية وأصحاب الشركات .
أفضل فريق لاستقبال كبار الشخصيات من ماندالا
تضم شركة ماندالا أفضل فريق مدرب على بروتوكول استقبال كبار الشخصيات يتمتع بدرجة عالية من الخبرة والاحترافية كالتالي:
- قيادة قوية
يتمتع الفريق بدرجة عالية من القدرة على اتخاذ القرارات الحاسمة وقدرة هائلة على تحقيق الأهداف المطلوبة وجدول الأعمال بدقة.
- الثقة بالنفس
يتمتع جميع أفراد الفريق بثقة كبيرة نابعة من الخبرة الواسعة في بروتوكول التعامل مع كبار الشخصيات مما يؤدي إلى تأدية عملهم بأفضل شكل ممكن.
- القدرة على التواصل
لدى أفراد الفريق مهارة تواصل فعالة تتيح لهم التفاعل مع كافة الأشخاص والفئات بكافة مستوياتهم .
- الذكاء وسرعة البديهة
يستطيع أفراد الفريق فهم الآخرين بسهولة ومعرفة إحتياجاتهم دون أن يطلبوها وبناء علاقة جيدة مع الضيوف تساهم في شعورهم بالراحة والأمان.
- الرؤية
يتمتع فريق ماندالا برؤية مبتكرة وتفكير استراتيجي يساعدهم في تحقيق الأهداف المطلوبة وتنفيذ جدول الضيوف الزمني بدقة واحترافية كبيرة.
- القدرة على إدارة الأزمات
الفريق مدرب على التعامل مع المواقف الطارئة والأحداث الغير متوقعة بمهارة واحترافية كبيرة لضمان سلامة جدول أعمال الشخصيات الكبرى وعدم تعطلها.
بروتوكول خاص أثناء اجتماعات كبار الشخصيات
تستطيع ماندالا إدارة الإجتماعات الهامة وتضع بروتوكول استقبال كبار الشخصيات وجدول محدد لإدارة الاجتماع وفقا لبروتوكول خاص كالتالي:
- الاستقبال والترحيب
يتم استقبال كبار الشخصيات والترحيب بهم داخل الاجتماع وتوجيههم إلى أماكنهم وتقديم ضيافة أولية مثل المشروبات أو القهوة.
- الافتتاح الرسمي
يتم افتتاح الاجتماع بكلمة ترحيبية من المسؤؤل مع توضيح الجدول الزمني للاجتماع وتفاصيله.
- إدارة الوقت
يتم إدارة الاجتماع وفقا للجدول الزمني الموضوع بدقة والتأكد من عدم الإطالة وإهدار الوقت.
- إدارة النقاش
يتم إدارة نقاشات الحضور بشكل راقي يضمن احترام آراء الآخرين وعدم التدخل في موضوع المناقشة وإبداء الآراء.
- الختام والتوديع
يختتم الإجتماع بتوجيه كلمة شكر للحضور مع وجود ملخص لأهم النقاط التي تمت مناقشتها والإعلان عن الاجتماعات المستقبلية.
تفاصيل هامة في استقبال كبار الشخصيات
تراعي شركة ماندالا أدق التفاصيل في بروتوكول استقبال كبار الشخصيات بدءا من التخطيط الجيد للزيارة بشكل يراعي راحة الضيف وعدم إهدار وقته وتحميله جدول أعمال مرهق صعب التنفيذ لأننا نهتم في المقام الأول براحة الضيف.
نراعي جدا التفاصيل الثقافية المختلفة بين الضيوف مثل أوقات الصلاة المختلفة أو العادات الغذائية للضيوف وتوفير مترجمين لكسر حاجز اللغة وحسن تواصل الضيف مع الآخرين مع الإهتمام بتوفير مكان إقامة يناسب الضيف ويريحه.
نتأكد من جاهزية وسائل النقل والمواصلات التي تقل الضيوف والمرافقين دون تأخير في المواعيد مع الحفاظ على عدم نقص أي عنصر من الترتيبات المسبقة التي تؤدي لتعطل جدول أعمال الضيف مثل نقص التجهيزات الفنية للاجتماعات والفعاليات.
في النهاية، نكون عرفنا أن شركة ماندالا أفضل شركة تنفذ بروتوكول استقبال كبار الشخصيات لأنها توفر فريق محترف مدرب يعمل على إدارة جدول أعمال الزوار بدقة ويساهم في راحتهم. تواصل معنا الآن عبر الواتس آب.
قد يهمك أيضًا:
